De avgjørende ferdighetene innenfor forretningskommunikasjon – og hvordan man forbedrer dem

De avgjørende ferdighetene innenfor forretningskommunikasjon – og hvordan man forbedrer dem

Kommunikasjon er en av de aller viktigste prosessene i en organisasjon, det er mulig å hevde at det er den aller viktigste. Det er umulig å drive en forretning effektivt hvis kommunikasjonen ikke fungerer, og på den andre siden er mange bedrifter som virkelig lykkes i markedet preget av bevisste valg i forhold til kommunikasjon.

Et bevisst forhold til intern og ekstern kommunikasjon

Alle former for kommunikasjon forutsetter at det finnes en avsender og en mottaker. Det er intuitivt enkelt å forstå at et budskap kan forandre seg på veien, enten fordi avsender ikke formulerer intensjonen sin riktig i ord eller tekst, grunnet forstyrrelser i overføringen eller fordi mottaker fortolker budskapet annerledes enn hva avsender hadde tenkt seg. Denne prosessen er helt sentral i alt som har med kommunikasjon å gjøre, og det er viktig å ha disse faktorene i bakhodet i forbindelse med alle former for kommunikasjon.

Det finnes mange gode teknikker for å sikre at budskapet man har lyst å kommunisere faktisk mottas av målgruppen, ved for eksempel å stille kontrollspørsmål og sikre toveis kommunikasjon som involverer mottakeren.

Velge korrekt kanal for kommunikasjon

Feil valg av kanal for kommunikasjon er et svært vanlig feilgrep. Det er samtidig helt naturlig at mennesker foretrekker måter å kommunisere på som samsvarer med sine egne preferanser. Som leder er det derfor ekstra viktig å kjenne til sine egne vaner i forhold til kommunikasjon, og ha et bevisst forhold til å velge andre måter å kommunisere på når det er nødvendig.

Ekstreme mengder e-post er et enkelt eksempel på kommunikasjon som kan forstyrres fordi den sendes i en kanal som allerede er overbelastet og lite egnet til å overføre noen typer av informasjon. E-post er per definisjon en enveis kommunikasjon, der det er vanskelig å stille spørsmål eller følge med på at mottakeren virkelig oppfatter budskapet. Det er også derfor alt flere bedrifter prøver å benytte andre mer direkte former for samhandling.

Være klar over de store følgene ved manglende kommunikasjon

Det er viktig å ha et forhold til hvor store følger manglende eller dysfunksjonell kommunikasjon kan få, det vil også underbygge viktigheten av å ha et forhold til kommunikasjonsmodeller med avsender, kanal og mottaker. I den forbindelse er det også viktig å huske på at intern og ekstern kommunikasjon kan være like viktig:

  • Alle bedrifter er avhengige av god intern kommunikasjon og organisering. Ansatte må jobbe på lag, uten å være inndelt i siloer eller avdelinger som ikke kommuniserer med hverandre. Fravær av god kommunikasjon kan få katastrofale følger, både i forhold til manglende medarbeidertilfredshet, lavere generell effektivitet og redusert evne til å oppdage og utnytte forretningsmuligheter.
  • God ekstern kommunikasjon, som overlapper med markedsføringsinnsatser, er også helt avgjørende for et fremgangsrikt selskap. I den forbindelse er det også viktig å huske på at det finnes mange flere interessenter enn bare presumptive kunder. Myndigheter, frivillige organisasjoner, studenter og samfunnet i stort er like viktige mottakere av kommunikasjon fra selskapet.

Det er fint med en kommunikasjonsavdeling – men kommunikasjon er en ledelsesoppgave

Større organisasjoner har ofte en kommunikasjonsavdeling, som tar seg av samfunnskontakt og henvendelser fra pressen. Dette er likevel en svært snever del av all kommunikasjonen i selskapet, og det er derfor ekstra viktig å huske på at god kommunikasjon definitivt ikke er noe som kan begrenses til en enkelt avdeling som spesialiserer seg på dette. Å kommunisere med interne og eksterne interessenter er helt enkelt en av de aller viktigste oppgavene til ledelsen, og det finnes flust av eksempler på hvordan selv ledelsen i store selskaper ikke har vært klar over dette. Samtidig betyr det igjen at bare det å faktisk hele tiden være bevisst på viktigheten av god kommunikasjon i seg selv er et overraskende langt steg i riktig retning.